business correspondence

Business Correspondence

Cấu trúc cơ bản của một email

To: The name and email address of the person you are writing to

From: Your name and email address

Subject: The topic you are writing email

Cc: The name and email address of someone you want to send a copy to

Bcc: The name and email address of someone you want to senda ‘blind copy’ to (i.e. the other people who receive the message can’t see that this person has also received a copy)

Attached: A document or other file you want to send with the email.

Signature: Your full name, address and other details that are automatically put at the end of your email.

Một số cách để mở đầu thư tín thương mại (correspondence) của bạn

• Dear Sir or Madam: To a company
• Dear Sir: To a man if you do not know his name
• Dear Madam: to a woman if you do not know her name
• Dear Mr Smith: to a married or unmarried man
• Dear Ms Smith: to a married or unmarried woman
• Dear Mrs Smith: to a married woman
• Dear Miss Smith: to an unmarried woman
• Dear John: to a friend or someone you know well.

Cận thận khi bạn mở đầu bức thư tín thương mại quốc tế (Be carefull how you open a message).

• Không sử dụng Mr/Mrs/Ms với first name (e.g. Dear Mr John is not correct)
• Trừ khi bạn biết rõ đó là woman thì khí đó có thể dung: Miss or Mrs, use Ms.

Để một bức thư được trang trọng thì cách bạn kết thúc bưc thư của bạn phụ thuộc vào cách bạn mở đầu

Open a message	Close a message
Dear Sir or Madam	Yours faithfully
Dear Mr/Ms/Mrs/Miss Smith	Yours sincerely
Dear John	Best wishes

Một số cách yêu cầu gửi thông tin.

• Please can you tell me…
• Please can you send me …
• Please can you send me datails of …

Nếu bạn đang relply email, bạn nên cảm ơn người đã gửi email cho bạn. Bạn có thể dùng một trong các cách sau.

• Thank you for your email.
• Thank you for your email, dated 6 June.
• Many thanks for your message, dated 6 June.
• Thank you for your enquiry.

Nếu bạn gửi kèm thông tin (document, file) với email, bạn có thể dùng một trong những câu sau.

• I am attaching details of …
• I have pleasure in attaching …
• I attach some information which I hope you find useful.
• I attach your price list and look forward to hearing from you.

Be polite!

Trong kinh doanh, nếu bạn lịch sự, bạn sẽ luôn nhận được những phản hồi và dịch vụ tốt hơn. Một số cách dùng tiếng Anh lịch sự trong văn viết:

Luôn nói “Please and thank you”: e.g. Thank you for your email. Please can you send me your catalogue?

Tranh nói trực diện vào vấn đề: e.g. We think your prices are rather high, not Your prices are not acceptable.

Ask rather than order: e.g. Please could you send it as soon as possible? Not You must send it straight away.

Use indirect questions: e.g. I was wondering if you could help me, not Can you help me?

Avoid blaming or accusing the addressee: e.g. I am afraid there is a problem with the order, not You’ve made a mistake with my order.

Understate the point: e.g It seems we have a small problem, not There is a problem.

 

.